Impegnati o Produttivi?

 

to to list


Nelle imprese di oggi capita spesso (quasi sempre) di osservare ed ascoltare persone molto impegnate, piene di “cose da fare”, in perenne affanno. Eppure capita anche che a fine giornata, queste stesse persone non siano soddisfatte del lavoro svolto.

Ti è mai successo? Hai vissuto giornate caotiche nelle quali ti sei impegnato ed hai fatto mille attività, nelle quali sei passato da una telefonata alla gestione della posta elettronica, hai iniziato qualche attività, magari senza riuscire a portarla a termine, per poi ritrovarti a fine lavoro con un pugno di mosche in mano, stanco e insoddisfatto di quanto fatto?

Com’è possibile? Perché tutte le tue buone intenzioni sono naufragate?

Perché non hai ancora uno strumento che ti consenta di gestire in modo ottimale il tempo che hai a disposizione per farti raggiungere gli obiettivi che ti sei posto.

Recentemente un mio cliente mi ha fatto una semplicissima domanda: Ho iniziato ad utilizzare una To Do List (un elenco delle attività da svolgere). Adesso ho un sistema che mi consentirà di gestire il tempo in modo veramente efficace. Sei d’accordo?

Alcune persone (e nemmeno tutte) iniziano proprio in questo modo: il loro approccio alla gestione del tempo consiste inizialmente nella predisposizione e nella gestione di una o più to do list.

È un inizio, ma se questo è l’unico strumento che utilizziamo, non possiamo farci troppe illusioni.

La to do list presenta, come molti degli strumenti utilizzati per la gestione ottimale del tempo, alcuni pregi ed alcuni difetti.

Tra i principali pregi ci sono sicuramente i seguenti:
Incentiva le persone a scrivere le attività da svolgere;
Facilita il ricordo delle attività da svolgere;

La to do list semplice però non consente di scegliere in modo corretto a quali attività dobbiamo dedicare il nostro tempo, le nostre energie, la nostra attenzione.

Non ci fornisce nessuna indicazione sulla priorità e sull’ordine ottimale da seguire.

Nella to do list “piatta” sembra che tutte le attività abbiano la stessa importanza e quindi, spesso, le persone sono portate a compiere i seguenti errori:
Iniziare dalle attività più piacevoli;
Iniziare dalle attività che possono essere evase in minor tempo (anche per il piacere di poter segnare o evidenziare l’attività come “fatta”)
Rimandare le attività più impegnative (in termini di concentrazione necessaria)
Rimandare le attività che richiedono più tempo (alcune anche più di un giorno)
Rimandare le attività “spiacevoli”, anche le più banali come ad esempio una telefonata che preferiresti evitare, ….

Il rischio più grande che si corre è quello di essere impegnati ma molto lontani dall’efficacia e dall’efficienza.
Come anticipato, il rischio concreto è quello di lavorare e ritrovarsi alla fine della giornata con un senso di insoddisfazione e con la sensazione di non aver fatto molte della attività che pensavamo di poter fare.

Nei corsi che facciamo sul time management dedichiamo una buona parte a spiegare la definizione delle attività urgenti e delle attività importanti.

Dalla combinazione di questi elementi (urgenza ed importanza) scaturiscono quattro possibilità. Tutte le attività che noi svolgiamo ricadono in uno dei quattro quadranti di seguito indicati:

Attività urgenti e importanti;
Attività urgenti e non importanti;
Attività non urgenti e importanti;
Attività non urgenti e non importanti

Ognuno di questi 4 quadranti presenta dei pregi e dei difetti (ad eccezione del quadrante 2 che presenta solo difetti).

Se vuoi gestire consapevolmente il tempo che hai a disposizione devi avere gli strumenti che ti consentono di:
Individuare le priorità e lavorare sulle priorità;
Acquisire chiarezza dei tuoi obiettivi;
Svolgere le attività che ti avvicinano ai tuoi obiettivi (ed a quelli dell’impresa in cui lavori)
Imparare a dire di no;
Imparare a delegare;
Eliminare le distrazioni;
Imparare a sfruttare i tempi morti;
Svolgere attività in modo continuativo;
Non procrastinare;
Pianificare gli impegni di lungo periodo.

Per qualsiasi chiarimento o dettaglio sugli strumenti da utilizzare per la gestione ottimale del tempo, per eventuali valutazioni di dettaglio delle vostre attuali abitudini e modalità, in caso di interesse ad approfondimenti, contattaci pure, saremo lieti di fornire le informazioni, gli spunti di miglioramento ed i suggerimenti utili per crescere e migliorare.

Nicola Guerrini

Cosa dicono di noi

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    Susanna Bianchi
    NGT Consulting ha accompagnato dal 2002 la nostra azienda nell’introduzione, aggiornamento e adeguamento del Sistema di Gestione Integrato Qualità, Salute e Sicurezza e Ambiente, certificato in base alle norme ISO 9001, OHSAS 18001, ISO 14001, nei diversi settori di attività: restauro di beni immobili e mobili, indagini archeologiche, progettazione e gestione di servizi culturali.
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    Competenza, professionalità, disponibilità e riservatezza; l’equipe dinamica di NGT Consulting, in particolare nella persona di Nicola Guerrini, è stata per la nostra azienda un prezioso interlocutore in grado di indirizzarci a raccogliere con successo le sfide legate al nostro futuro.
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    È il secondo anno che collaboriamo con NGT Consulting S.r.l. ed abbiamo ottenuto risultati sia nell’organizzazione interna (mediante l’utilizzo delle procedure consolidate con il Sistema Qualità) che come immagine nei confronti dei nostri clienti con l’ottenimento della Certificazione UNI EN ISO 9001. La NGT Consulting S.r.l. ha fornito, con i suoi consulenti, un’ottima base di partenza per l’analisi e lo sviluppo dei nuovi processi interni di gestione aziendale, che stanno accompagnando la nostra Azienda in questa fase di crescita e di sviluppo. Cosa fondamentale è che grazie alla collaborazione ed al contributo di NGT Consulting S.r.l., con l’applicazione del Sistema Qualità, siamo riusciti ad ottenere un risparmio tangibile di risorse e tempi e ad ottimizzare il risultato finale della nostra azienda.
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    Per Nicola Guerrini la passione per la Qualità non è una scoperta casuale ma una scelta maturata fin dai tempi dell'università. Ho infatti conosciuto Nicola attraverso la sezione Toscana dell'ANCE (Associazione Nazionale Costruttori Edili) alla quale si era rivolto, ancora studente di Architettura, per avere indicazioni per la sua Tesi di Laurea. Con curiosità intellettuale ed impegno costante ha costantemente ampliato i suoi interessi sia nel settore qualità sia in altri settori sempre legati ai sistemi di gestione ed in generale all'organizzazione aziendale. Nelle collaborazioni lavorative ho avuto modo di apprezzarne la serietà professionale e la capacità di individuare soluzioni condivise con i clienti che rendono effettivamente proficua la consulenza. L'ultima positiva esperienza di collaborazione è stata per le attività di formazione manageriale svolte su tutto il territorio nazionale per conto di A.F.M. sulle problematiche legate alla responsabilità amministrativa degli enti (D.Lgs. 231/01) ed alla sicurezza dei lavoratori (anche in ottica certificativa OHSAS 18001).
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Si fa presente agli Utenti che, ove i loro Dati fossero trattati con finalità di marketing diretto, possono opporsi al trattamento senza fornire alcuna motivazione. Per scoprire se il Titolare tratti dati con finalità di marketing diretto gli Utenti possono fare riferimento alle rispettive sezioni di questo documento.

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Modifiche a questa privacy policy

Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente privacy policy in qualunque momento dandone informazione agli Utenti su questa pagina e, se possibile, su questa Applicazione nonché, qualora tecnicamente e legalmente fattibile, inviando una notifica agli Utenti attraverso uno degli estremi di contatto di cui è in possesso il Titolare . Si prega dunque di consultare regolarmente questa pagina, facendo riferimento alla data di ultima modifica indicata in fondo.

Qualora le modifiche interessino trattamenti la cui base giuridica è il consenso, il Titolare provvederà a raccogliere nuovamente il consenso dell’Utente, se necessario.

Definizioni e riferimenti legali

Dati Personali (o Dati)

Costituisce dato personale qualunque informazione che, direttamente o indirettamente, anche in collegamento con qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale, renda identificata o identificabile una persona fisica.

Dati di Utilizzo

Sono le informazioni raccolte automaticamente attraverso questa Applicazione (anche da applicazioni di parti terze integrate in questa Applicazione), tra cui: gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dall’Utente che si connette con questa Applicazione, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier), l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nell’inoltrare la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta dal server (buon fine, errore, ecc.) il paese di provenienza, le caratteristiche del browser e del sistema operativo utilizzati dal visitatore, le varie connotazioni temporali della visita (ad esempio il tempo di permanenza su ciascuna pagina) e i dettagli relativi all’itinerario seguito all’interno dell’Applicazione, con particolare riferimento alla sequenza delle pagine consultate, ai parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’Utente.

Utente

L'individuo che utilizza questa Applicazione che, salvo ove diversamente specificato, coincide con l'Interessato.

Interessato

La persona fisica cui si riferiscono i Dati Personali.

Responsabile del Trattamento (o Responsabile)

La persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente che tratta dati personali per conto del Titolare, secondo quanto esposto nella presente privacy policy.

Titolare del Trattamento (o Titolare)

La persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali e gli strumenti adottati, ivi comprese le misure di sicurezza relative al funzionamento ed alla fruizione di questa Applicazione. Il Titolare del Trattamento, salvo quanto diversamente specificato, è il titolare di questa Applicazione.

Questa Applicazione

Lo strumento hardware o software mediante il quale sono raccolti e trattati i Dati Personali degli Utenti.

Servizio

Il Servizio fornito da questa Applicazione così come definito nei relativi termini (se presenti) su questo sito/applicazione.

Unione Europea (o UE)

Salvo ove diversamente specificato, ogni riferimento all’Unione Europea contenuto in questo documento si intende esteso a tutti gli attuali stati membri dell’Unione Europea e dello Spazio Economico Europeo.

Cookie

Piccola porzione di dati conservata all'interno del dispositivo dell'Utente.

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Riferimenti legali

La presente informativa privacy è redatta sulla base di molteplici ordinamenti legislativi, inclusi gli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679.

Ove non diversamente specificato, questa informativa privacy riguarda esclusivamente questa Applicazione.

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